Proceso de Gestión del Cambio

Stan Garfield
Autor y Conferencista en Gestión del Conocimiento, Líder dela Comunidad de Líderes SIKM, Community Evangelist, Gestor del Conocimiento

22 en una serie 50 Componentes de Gestión del Conocimiento (Diapositiva 30 en KM 102)

La Gestión del Cambio: desarrollar una estrategia planeada para el cambio en una organización, con el fin de enfrentar obstáculos anticipados y de asegurar una adopción exitosa.
Hay diferentes escuelas de pensamiento sobre el valor de la gestión del cambio. Algunos creen que es una parte esencial de cualquier iniciativa de Gestión del Conocimiento. Otros la descartan como un concepto obsoleto. La mayor parte de las iniciativas de Gestión del Conocimiento involucrarán cambios significativos en los comportamientos, procesos y sistemas existentes, así que es útil crear un plan de gestión del cambio.

El valor de la gestión del cambio es que le obliga a tratar conscientemente con los cambios que serán requeridos para permitir que la gestión del conocimiento tenga éxito. Si fracasa en esto, y procede a implementar nuevos componentes en personas, procesos y tecnología con una preparación, acondicionamiento en la organización y comunicación inadecuadas, entonces los nuevos componentes pueden no ser adoptados como se esperaba.

Cambiar procesos y herramientas existentes e introducir nuevas, son los elementos de cambio claves a planear. Analizar el impacto potencial de estos cambios, y planear para explicar a los usuarios cómo se beneficiarán, cuáles serán sus roles al implementar los cambios, y cómo les ayudará a lo largo de los cambios.

Pasos a seguir

Desarrollar un plan de Gestión del Cambio y ayudar a implementarlo. Debe ser parte del Plan de implementación de Gestión del Conocimiento y del plan general.
Pedir consejo a las comunidades de práctica y ayuda con gestión del cambio. Escuchar lo que los miembros tienen para decir y seguir sus sugerencias. Reclutar sus líderes y miembros para ayudar a comunicar sobre los próximos cambios.
Pueden haber recursos dentro de su organización que le asistan en desarrollar e implementar un plan de gestión del cambio. Si es así, saque provecho de ello. Si no, hay libros y consultores que pueden ayudar - vea las listas más adelante. Comprometer estos recursos para asegurar que tiene un plan viable y que ha considerado las implicaciones de su iniciativa GC y cómo la organización tendrá que adaptarse con el fin de aceptarlo.
Si la cultura de la organización no incluye compartir y colaborar, una iniciativa importante de gestión del cambio será necesaria para comenzar a cambiar la cultura. Comenzar por revisar los valores publicados, y entonces compararlos con la cultura observada. Si no son consistentes, su iniciativa necesitará abordar la alineación de la cultura corporativa con los valores centrales declarados. Si la cultura es una mezcla de elementos positivos y negativos, podrá usar los positivos para apoyar sus esfuerzos y usar un proceso de gestión del cambio para hacer frente al impacto de los negativos. Ayudar a que la cultura y los valores de la organización evolucionen para apoyar la gestión del conocimiento.
Para facilitar las acciones relacionadas con el conocimiento, es útil proveer incentivos y recompensas a sus usuarios-objetivo para animar los comportamientos deseados. Cuando se introduce un cambio de iniciativa, algunos creen que las recompensas pueden producir resultados a corto plazo, pero los efectos desaparecen con el tiempo. Los he visto trabajar de manera muy efectiva.
Para cualquier iniciativa de cambio, todos los grupos de interés van a querer conocer qué hay para ellos. Para ayudarles a comprender los beneficios para ellos personalmente, y para la organización en general, responda las situientes preguntas:

¿Porqué deberíamos implementar un programa de Gestión del Conocimiento? Articule su visión.
¿Cuáles son los beneficios? Selecciónelos de la lista de beneficios y vincúlelos a su organización.
¿Cómo ayudará a nuestra organización para cumplir sus objetivos clave? Relacione los 3 objectivos principales con las prioridades generales de la organización.
¿Cómo nuestra organización mejora como resultado? Haga un caso de negocios.
¿Cómo se cumplirán las necesidades, oportunidades y desafíos de nuestra gente? Explique los casos convincentes de uso.

Métodos

Aunque hay muchos métodos y técnicas especializados en gestión del cambio, componentes y estrategias múltiples deberían ser utilizados en la gestión del cambio

Componentes Humanos

La mayor parte de los componentes humanos pueden ser aplicados a la gestión del cambio. Infundir una cultura de compartir conocimiento con valores positivos es posibilitado mediante el trabajo de gerentes de conocimiento, encuestas de empleados, redes sociales, comunidades, entrenamiento, documentación, comunicaciones, asistencia al usuario, objetivos, and recompensas.

Compontentes de proceso

Muchos componentes de proceso son también útiles, incluyendo metodologías, análisis de redes sociales, indagación apreciativa y narración de historias.

Cambio más Significativo es la recopilación de historias de cambio significativas que emanan del nivel de campo, y la selección sistemática de las historias más significativas por parte de paneles de partes interesadas o personal designado. Una vez que se han capturado los cambios, varias personas se sientan juntas, leen las historias en voz alta y mantienen debates regulares y a menudo en profundidad sobre el valor de estos cambios informados.
World Café es una forma intencional de crear una red viva de conversación en torno a preguntas importantes. Es un proceso creativo para liderar el diálogo colaborativo, compartir conocimientos y crear posibilidades de acción en grupos de todos los tamaños.
Anásis de Redes Sociales (SNA) fue utilizado por los líderes de una compañía cuando querían derribar barreras geográficas y convertirse en una organización más global. Esperaban reclutar informalmente a empleados influyentes para ayudar con la gestión del cambio, pero primero tenían que identificar qué empleados estaban más conectados con otros y quién hacía más para forjar relaciones entre ubicaciones. SNA les permitió hacer esto.
Indagación Apreciativa puede ser aplicada en la gestión del cambio. Lynne Levesque afirma, "La indagación apreciativa no solo es una herramienta increíblemente útil para la gestión del cambio; también es aplicable como una buena práctica de entrenamiento. Los líderes que usan preguntas de sondeo en un modo apreciativo que genera aprendizaje colaborativo verán cambios de comportamiento duraderos".
Storytelling puede ser utilizado para gestionar el cambio. Casi todas las formas de narrativa son útiles en la gestión del cambio, lo que incluye motivar a otros a la acción, generar confianza, transmitir valores, lograr que otros trabajen juntos, apagar rumores y crear y compartir una visión.

Revelaciones

1. Prosci

La Gestión del Cambio es la disciplina que guía cómo preparamos, equipamos y apoyamos a los individuos para adoptar exitosamente el cambio con el fin de lograr resultados y éxito organizacional. Mientras todos los cambios son únicos y todos los individuos son únicos, décadas de investigación muestran que hay acciones que podemos tomar para influir en las personas en sus transiciones individuales. La gestión del cambio provee un enfoque estructurado para poyar a los individuos en su organización a moverse desde sus propios estados actuales a sus propios estados futuros.

2. Mind Tools

La Gestión del Cambio es una estrategia estructurada para asegurar que los cambios son implementados de manera exhaustiva y fluidamente y que los beneficios duraderos del cambio son alcanzados. El foco es en los impactos más amplios del cambio, particularmente en personas y cómo ellas, como individuos y equipos, se mueven desde una situación actual a la nueva. El cambio en cuestión puede variar desde un simple cambio en procesos a cambios mayores en políticas o estrategias necesarios para que la organización alcance su potencial.

3. 10 Principios de Gestión del Cambio por John Jones, DeAnne Aguirre, y Matthew Calderone

Abordar el lado humano sistemáticamente
Comenzar en la parte superior
Involucrar cada capa
Hacer un caso formal
Crear propiedad
Comunicar el mensaje
Evaluar el paisaje cultural
Abordar la cultura explícitamente
Prepararse para lo inesperado
Hablar al individuo

4. El lado duro de la Gestión del Cambio por Harold Sirkin, Perry Keenan, y Alan Jackson

Nuestro estudio reveló una correlación consistente entre los resultados (éxito o fracaso) de los programas de cambio y cuatro factores duros: duración del proyecto, particularmente el tiempo entre revisiones del proyecto; integridad en el desempeño, o las competencias de los equipos de proyecto, el compromiso tanto de los ejecutivos sénior como de los empleados a quienes el cambio afectará más, y el esfuerzo adicional que los empleados deben hacer para hacer frente al cambio. Llamamos a estas variables los factores DICE porque podemos cargarlos a favor del éxito de los proyectos.

5. 7 Lecciones de Lograr el Cambio Correcto por Seth Kahan

Comunicar para que las personas comprendan y lo difundan
Identificar y energizar a sus jugadores más valiosos
Comprender el territorio de cambio
Acelerar la evolución mediante comunidades
Visitar cuellos de botella y atascos
Crear oleadas dramáticas en el progreso
Mantener su foco cuando el cambio llega rápido

6. Aprender del Mejor: Gestión del Cambio por Yasmin Parsloe

Fase 1: Prepararse para el cambio
Fase 2: Gestionar el cambio.
Fase 3: Reforzar el cambio.

Knowledge Nuggets de mi próximo libro sobre venta de Gestión del Conocimiento en las Organizaciones.

Dean Testa de Goodyear afirma que la Gestión del Conocimiento en sí misma es una iniciativa de cambio, así que no tenga miedo de cambiar su programa de Gestión del Conocimiento.
John Hovell, quien trabaja para un gran contratista de defensa, dice que la gestión del cambio es una gran parte del trabajo. Es importante notar cómo diferentes personas están motivadas intrínsecamente de diferentes maneras. A menudo, se trata de crear un entorno donde las personas se sientan incluidas en el diseño y el progreso del trabajo. También es importante dedicar más tiempo aclarando la comprensión colectiva del problema, en lugar de dedicar más tiempo al diseño de la solución y al modo de implementación.
Jean-Claude Monney de los Servicios de Microsoft sugiere que para educar a las personas, hacerlas parte del cambio. Elimine el enfoque de nosotros contra ellos, donde lo que se proyecta es que sabemos y usted no. Debe crear sistemas para recompensar a las personas por el comportamiento deseado, utilizando un proceso formal de adopción y cambio. La gestión de cambios no es una línea de pedido en el esfuerzo de KM, es el esfuerzo. Microsoft usa el enfoque ADKAR© : conciencia, deseo, conocimiento, capacidad de cambio y refuerzo del cambio. En el equipo de Jean-Claude, tiene una persona certificada en esta metodología que define la estrategia y los planes de implementación para todos los cambios de procesos nuevos. La alta gerencia habla constantemente de ello y lo repite varias veces. Cuando la gente lo escucha de la gerencia, transforma la cultura, haciéndola real.
Ed Hoffman, anteriormente de la NASA, hizo un amplio uso de las técnicas de gestión del cambio. Se aseguró de hablar sobre dos o tres cosas nuevas y señalarlas como logros. Creó una tabla que muestra el progreso realizado desde 2010, porque a la NASA le gustaba ver los hitos logrados.

Examples

1. HP

2. Deloitte

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