¿Cómo sostener el cambio? - Prosci

Muchas organizaciones invierten mucho tiempo y energía en construir la consciencia, el deseo, el conocimiento y la capacidad necesarias para que un cambio sea exitoso, pero pasan por algo el hito final - refuerzo. Una vez un cambio es finalizado, la tendencia es continuar inmediatamente con la siguiente tarea. Como resultado, de los esfuerzos del refuerzo
como resultado de los esfuerzos de refuerzo puede a menudo quedarse corto y hay un riesgo de no realizar totalmente los resultados experados. Pues para que un cambio entregue los resultados esperados en el tiempo, debe estar activamente sostenido.
Las cinco partes del Modelo Prosci ADKAR® muestran los hitos que un individuo debe lograr para que un cambio sea exitoso - consciencia, deseo, concoimiento, capacidad y refuerzo.
El refuerzo es el hito final y es crítico. Mientras hacer un cambio es duro, sostener un cambio a largo plazo es incluso más dificil. Es una tendencia natural humana volver a lo que conocemos. Investigaciones recientes de la función cerebral sugiere que estamos fisiológicamente cableados para volver al estado más familiar y cómodo.
El refuerzo en el Modelo Prosci ADKAR representa los factores internos y externos que sirven para sostener el cambio. Incluye acciones intencionales como reconocimientos, recompensas y celebraciones que están ligadas a la realización del cambio como también la satisfacción interna personal con los logros propios.
El refuerzo efectivo sirve para tres propósitos:

• Sostener el cambio y evitar que los individuos vuelvan a viejas formas de hacer el trabajo
• Construir momentum durante la transición desde el estado actual hacia el estado futuro
• Crear una historia de éxito y cambio sostenido que incremente la agilidad para cambios futuros

Construir refuerzo

El refuerzo influye cualquier acción o evento que fortaleza y refuerce el cambio con un individuo o una organización. Puede ser celebraciones de éxito públicas grupales, medición de desempeño público y retroalimentación individual correctiva. En el nivel más simple de refuerzo puede ser un reconocimiento personal de un progreso y logro individual, el cual es con frecuencia citado como la manera más valiosa de reconocer a un individuo por su contribución.

Aunque el refuerzo es el elemento final del Modelo ADKAR, puede y debe estar presente a lo largo del proceso de cambio. Usar el refuerzo para construir momentum durante un cambio incrementa la probabilidad de que los objetivos sean alcanzados. Al comienzo de una iniciativa, cuando el cambio es nuevo y los desafíos son los mayores, buscar oportunidades para celebrar los pequeños éxitos puede ser tremendamente impactante. Una vez el resultado deseado ha sido alcanzado el refuerzo continuado del cambio fortalecerá el cambio en la cultura organizacional y en la manera de trabajar.

Factores que influyen en el refuerzo 

Ya sea que un cambio se mantenga durante el largo plazo o no, es impactado por una variedad de dinámicas más allá de las tácticas de refuerzo en sí mismas. A continuación exploramos los factores que contribuyen a la efectividad de las actividades de refuerzo.

El grado en el cual el refuerzo es significativo

La técnica más efectiva de refuerzo depende de la persona y la situación. Cuando el reconocimiento y las recompensas son significativas para quien las recibe, comprensiblemente tienen un impacto más importante.
Si el individuo siendo reconocido siente que la recompensa es relevante, será una gran forma de motivarlo para que continúe apoyando el cambio. A la inversa, si el reconocimiento o recompensa toma una forma que es irrelevante para el individuo, el refuerzo podría no tener efecto o el efecto opuesto. Para ser relevante, el reconocimiento es mejor entregado por alguien que el individuo respete. Un gerente directo del individuo a menudo es el mejor emisor de este mensaje.

Asociación de refuerzo con progreso demostrado o logro

Cuando un individuo ha hecho progreso exitoso hacia el cambio, el reconocimiento fortalece su deseo de continuar. Refuerza que el cambio es importante y que sus esfuerzos son apreciados. Si por otra parte, un empleado a luchado para hacer el cambio y nadie lo ha notato, es probable que el deseo individual de participar en el cambio disminuya. Sin refuerzo ni reconocimiento por sus esfuerzos y logros, ellos pueden incluso buscar formas de evitar el cambio y revertir a viejos comportamientos.
Sin embargo, las recompensas y el reconocimiento deben solamente ser utilizados en la presencia de progreso real y logros demostrados. Si un reconocimiento o recompensa es ofrecido en la ausencia de logro, no será sentido como significativo por el individuo y reducirá el valor del reconcoimiento tanto ahora como en el futuro. Los individuos quieren ser reconocidos por contribuciones significativas.

La ausencia de consecuencias negativas

La presión negativa dentro del ambiente de trabajo puede ser un refuerzo poderoso en la dirección equivocada.
El sostenimiento del cambio a largo plazo es puesto en riesgo cuando un individuo demuestra el comportamiento deseado y experimenta consecuencias negativas por hacer esto. La presión de los pares y las dinámicas de grupo juegan un rol impactante en el cambio. Mientras algunos empleados dan pasos para apoyar e implementar el cambio, otros pueden resistir y aplicar la presión de pares a sus colegas para que hagan lo mismo. Si el ambiente grupal enfatiza en continuar trabajando en la manera antigua, la consecuencia social negativa de soportar el cambio puede volverse una barrera al cambio.

Mecanismos de responsabilidad para reforzar el cambio

Una de las formas más fuertes de refuerzo es la rendición de cuentas. En un cambio personal, la responsabilidad puede incluir un compañero de entrenamiento que cuente con que usted se presente a las 5:30 para una sesión de entrenamiento, un entrenador personal para manenerlo motivado y chequeos regulares con un profesional en salud para monitorear su progreso.
Mecanismos similares de rendición de cuentas deben hacer parte del plan de gestión del cambio. En el lugar del trabajo, los sistemas de responsabilidad pueden estar ligados al desempeño y medición de trabajo, donde los resultados de un cambio se hacen visibles y en curso. Los marcadores de rendimiento visibles son una gran manera para reforzar positivamente el cambio y mostrar el cumplimiento de un nuevo proceso. Es más probable que el cambio se mantenga cuando los individuos pueden monitoresar los logros de los objetivos o metas.
Cuando no hay un sistema de responsabilidad para monitorear y sostener el progreso, los empleados pueden volver a sus antiguos comportamientos. Si esto sucede y no se toma ninguna acción correctiva, dos cosas pueden pasar. Primero, los empleados pueden considerar que el cambio ya no es importante y segundo, cualquier cambio propuesto en el futuro puede no ser tomado seriamente.

Tácticas para construir refuerzo

Las tácticas más efectivas para reforzar y sostener el cambio dependen del individuo y de la situación. Los mejores refuerzos son aquello que son importantes para los individuos y grupos que están siendo reconocidos. Para algunos será una expresión personal de agradecimiento, para otros refuerzo activo y visible del liderazgo será más efectivo.
A continuación exploraremos algunas de las tácticas más comunes de refuerzo:

Celebraciones y reconocimiento

Una de las tácticas más comúnmente citadas para reforzar el cambio es celebrar los éxitos y reconocer contribuciones significativas al cambio. Además de clebrar el logro de los resultados deseados, los líderes del cambio deben también estar buscando reconocer los éxitos a corto plazo que construyen momentum, energía y entusiasmo entorno al cambio, especialmente aquellos cercanos al comienzo. El reconocimiento exagerado de estos éxitos iniciales pueden en realidad ser útiles para reafirmar el comportamiento deseado.

Reconocimiento significativo puede ser privado o público:

• Conversaciones privadas o informales uno a uno pueden ser muy efectivas para reconocer tanto el logro de los resultados como el esfuerzo invertido por el individuo haciendo el cambio. Agradecer directamente al empleado por su apoyo y trabajo duro a través del proceso de cambio a menudo es la forma más significativa de expresar agradecimiento.
• Los reconocimientos formales públicos pueden ser muy útiles en las etapas tempranas del cambio para crear modelos claros para el cambio mientras se reconoce el desempeño sobresaliente. Este método debe ser considerado con mucho cuidado pues podría ofender a los empleados que no son seleccionados para ser reconocidos pero sienten que han contribuído tanto o más que los individuos que son erconocidos.

Celebraciones de los patrocinadores de proyecto con los empleados son también una gran forma de marcar los hitos claves asociados con el cambio. Los líderes del cambio deben buscar actividades o eventos que sean divertidos para el grupo y sirvan para fortalecer el compromiso con el cambio, lo cual puede incluir cualquier cosa desde un almuerzo de celebración hasta una actividad deportiva o una salida grupal.

Los gerentes y supervisores juegan un rol clave en el reconocimiento y recompensa al trabajo duro y a las contribuciones de los empleados. Los gerentes están idealmente posicionados para reconocer los esfuerzos y logros de quienes les reportan directamente, tanto durante el proceso de cambio como después de que el cambio ha sido implementado.

Los patrocinadores primarios son también claves para sostener el cambio al reconocer públicamente el progreso y los logros de fases importantes del cambio y el trabajo arduo de los individuos. Este mensaje positivo de refuerzo al cambio debe ser entregado con tanto vigor como cuando el cambio fue introducido al comienzo.

Recompensas

Las recompensas pueden ser utilizadas para reforzar el cambio cuando están activadas como resultado de empleados que logran alcanzar medidas de desempeño identificadas. Las recompensas sirven al propósito de afirmar y compensar por alcanzar un logro definido. Las recompensas pueden ser estructuradas para logros individuales o grupales. Pueden ser monetarias pero no necesitan serlo en todos los casos. El factor importante a considerar lo que será significativo para el individuo que está siendo recompensado. Si una recompensa o bono es ofrecido para cultivar la motivación iniciando el proceso de cambio, es crítico seguir adelante con ese compromiso cuando el objetivo de desempeño se logra. La mejor forma de presentar una recompensa es acompañarla con el reconocimiento del trabajo duro y únicas contribuciones del individuo.

Retroalimentación de los empleados

Para evaluar si sus actividades de gestión del cambio están logrando sus objetivos previstos es necesario solicitar retroalimentación de los empleados impactados. Simplemente preguntar a los empleados cómo van con el cambio les permite articular sus progreso e identificar sus puntos de dolor. Buscar retroalimentación a través de entrevistas, grupos de sondeo y encuestas. El tablero de Control de ADKAR es una herramienta de sondeo excelente para medir y rastrear individuos y grupos impactados a través de viaje del cambio.
Cualquiera que sean las herramientas y canales que utilice, esta retroalimentación ayuda al equipo de proyecto a comprender mejor dónde el cambio está quedando establecido como lo planeado y dónde el cambio está en apuros.

Auditorías y sistemas de gestión del desempeño

El refuerzo también incluye utilizar sistemas de medida y regularmente evaluaciones de progreso.
Conducir valoraciones formales y analizar los datos de desempeño permite que un líder del cambio sepa si un cambio está enraizando. El uso de datos, listas de chequeo de procesos y datos de otros resultados de la nueva forma de trabajar proveen una comprensión de cómo los empleados están utilizando las nuevas herramientas y sistemas y su nivel de competencia. Cuando están bien diseñadas, las auditorías de desempeño le dirán qué porcentaje de los empleados están comprometidos con el cambio, cuántos empleados están luchando para adaptarse a una nueva forma de trabajo y cuáles son las posibles causas raíz si la tasa de adopción es baja.
Las auditorías de cumplimiento y las evaluaciones de medidas de desempeño no deben ser vistas como actividades negativas. Son herramientas esenciales para el gestor del cambio y el equipo del proyecto y proveen información valiosa sobre dónde tomar acciones correctivas y brindar mayor apoyo. Estos sistemas de medición también resaltarán dónde un cambio está siendo adoptado e implementado con éxito, así usted puede reconocer y celebrar ese progreso, creando mayor energía y entusiasmo entorno al cambio.

Sistemas de rendición de cuentas

Cultivar mecanismos de responsabilidad en las operaciones normales del día a día del negocio provee refuerzo continuo. Si un cambio es implementado y no se realizan cambios asociados a los programas de evaluación de desempeño o sistemas de compensación, el cambio carecerá de responsabilidad.
Cultivar responsabilidad en la estructura de negocio también transfiere la propiedad desde el equipo de proyecto a los líderes y gerentes operacionales que asumen la responsabilidad del cambio y su éxito en desarrollo. La responsabilidad debe residir en las operaciones del día a día y los gerentes y líderes asociados en el negocio si un cambio va a ser exitosamente sostenido a largo plazo.

Pensamientos Finales

El Modelo Prosci ADKAR define los hitos que un individuo debe lograr para que un cambio sea exitoso - awareness-consciencia, desire-deseo, knowledge-comocimiento, ability-capacidad y reinforcement-refuerzo. Reforzar el cambio es tan crítico para el éxito del cambio como las comunicaciones tempranas para ganar consciencia de la necesidad del cambio. Refuerzos pueden ser acciones, palabras, o recompensas que sean significativas para la persona o grupo que está siendo reconocido; eventos, sistemas de rendición de cuentas, auditorías, retroalimentación de empleados, sistemas de medición de desempeño, reconocimiento significativo y celebraciones tanto del progreso como de la realización del resultado deseado.
Pues para que un cambio entregue los resultados esperados en el tiempo, debe ser sostenido. Los mecanismos de refuerzo deben estar en su lugar. El mayor error que los líderes de cambio cometen es simplemente pasar por alto u olvidar este paso, a menudo debido a otras tareas que toman prioridad.
Para establecer una organización ágil en el cambio y lista para el cambio, refuerce el cambio que ya ha alcanzado y entonces construya sobre su éxito. Utilice tácticas de refuerzo que se ajusten a la cultura de su organización. Encuentre los mecanismos que son significativos para quienes tienen que cambiar su comportamiento.
Trabajar para establecer una historia de cambio positiva, donde los empleados reciban retroalimentación, sean dirigidos hacia acciones correctivas cuando sea necesario y reconocidos y recompensados por sus esfuerzos y logros. Si su compañía tiene un registro negativo de mantenimiento del cambio, considere qué elementos de refuerzo puede incorporar en los cambios actuales y futuros para mejorar esta historia de cambio y el éxito de iniciativas de cambio. Tener este elemento final del Modelo Prosci ADKAR en su lugar es esencial y contribuirá inmensamente al futuro éxito de sus cambios.

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Traducción libre ebook Reinforcement