15 Beneficios de la Gestión del Conocimiento - Stan Garlfield

Todas las organizaciones pueden beneficiarse del intercambio, innovación, reutilización, colaboración y aprendizaje de las personas. 
A continuación una lista de 15 beneficios que pueden resultar de la gestión del conocimiento y las redes sociales empresariales.

1. Posibilitar una toma de decisiones más rápida y mejor

Al entregar información relevante en el momento de necesidad a través de estructura, búsqueda, suscripción, sindicación y ayuda, un entorno de gestión del conocimiento puede proveer las bases para tomar buenas decisiones. La colaboración trae el poder de los grandes números, opiniones diversas y experiencia variada para apoyar cuando se deben tomar decisiones. El reuso del conocimiento en repositorios permite decisiones basadas en experiencia real, muestras de gran tamaño y lecciones aprendidas prácticas.

2. Facilitar la búsqueda de información y recursos importantes

Cuando se enfrenta la necesidad de responder a un cliente, resolver un problema, analizar tendencias, evaluar mercados, compararse con pares, comprender la competencia, crear nuevas ofertas, planear una estrategia y pensar críticamente, típicamente se busca información y recursos para apoyar estas actividades. Si es fácil y rápido encontrar lo que se necesita cuando lo necesita, se realizan todas estas tareas de forma eficiente.

3. Reutilizar ideas, documentos y experticia

Una vez ha desarrollado un proceso efectivo, quiere asegurarse que otros usen el proceso cada vez que un requerimiento similar surja. Si alguien ha escrito un documento o creado una presentación que aborde una necesidad recurrente, debe ser usado en situaciones futuras similares. Cuando los miembros de su organización han descubierto cómo resolver un problema común, cómo entregar un servicio recurrente o han inventado un nuevo producto; esa misma solución, servicio y producto puede ser replicado tanto como sea posible. Justo como el reciclaje de materiales es bueno para el ambiente, la reutilización es buena para las organizaciones porque minimiza el doble trabajo, previene problemas, ahorra tiempo y acelera el progreso.

4. Evitar esfuerzo redundante

A nadie le gusta gastar tiempo haciendo algo otra vez. Pero se hace todo el tiempo por diferentes razones. Evitar la duplicación de esfuerzo ahorra tiempo y dinero, mantiene la moral de las personas alta y optimiza el trabbajo. Al no gastar tiempo reinventando la rueda, puede tener más tiempo para inventar algo nuevo.

5. Evitar cometer los mismos errores dos veces

George Santayana dijo, "Aquellos que ignoran la historia están condenados a repetirla." Si no aprendemos de nuestros errores, los experimentaremos una y otra vez. La gestión del conocimiento nos permite compartir lecciones aprendidas, no solamente sobre éxitos, sino también sobre fracasos. Con el fin de hacer esto, debemos tener una cultura de confianza, apertura y recompensa por la disponibilidad para hablar sobre lo que hemos hecho mal. Los beneficios potenciales son enormes. Si NASA aprende porqué un transbordadore espacial explotó, puede evitar recurrencias y salvar vidas. Si FEMA aprende qué salió mal al responder al Huracán Katrina, puede reducir las pérdidas causadas en futuros desastres. Si los ingenieros aprenden porqué las autopistas y edificios colapsaron durante un terremoto previo, ellos pueden diseñar nuevos que soporten mejor terremotos futuros. Si aprende que su última oferta o estimado fue infravalorado por 50%, puede hacer que el siguiente sea más preciso y así ganar un beneficio saludable en lugar de incurrir en una grán pérdida.

6. Aprovechar la experticia y la experiencia existentes

Los equipos se benefician de las habilidades individuales y el conocimiento de cada miembro. Entre más complementaria sea la experticia de los miembros, mayor el poder del equipo. En las organizaciones grandes, hay personas con amplias y variadas capacidades y trayectorias, y debe haber un beneficio de esto. Pero en la medida en que el número de personas aumenta, se hace más dificil para cada individuo saber sobre los demás. Aunque hay personas con el conocimiento que puede ayudar a otros, no se conocen entre sí. Lew Platte, antiguo CEO de HP, es ampliamente conocido por su afirmación: "si solamente HP supiera lo que HP sabe, seríamos tres veces más productivos". Saber lo que otros saben puede ser muy útil en el momento de necesidad, siempre que aprenda de su experiencia y la aplica a sus requerimientos actuales. 

7. Comunicar información importante ampliamente y rápidamente

Casi todos hoy son trabajadores de la información, ya sea completa o parcialmente. Todos necesitamos información para hacer nuestro trabajo de manera efectiva, pero también sufrimos de sobrecarga de información de una variedad de fuentes cada vez mayor. ¿Cómo podemos obtener información que sea específica, útil, y opotuna sin ahogarnos en un mar de correos, o tener que visitar cientos de sitios web, o leer toneladas de material impreso? La gestión del conocimiento ayuda a abordar este problema a través de portales personalizados, suscripciones específicas, feeds RSS, etiquetas y máguinas de búsqueda empresarial.

8. Promover procesos y procedimientos estandar y repetibles

Si los procesos y procedimientos estandar han sido definidos, deberían siempre seguirse. Esto permite a los empleados aprender cómo se hacen las cosas, llevan a resultados predecibles y de alta calidad, y permite que las organizaciones grandes sean consistentes en cómo se realiza el trabajo. Al proveer un procesos y procedimientos estandar de creación, almacenaje, comunicación y uso; los empleados podrán usarlos rutinariamente.

9. Proveer métodos, herramientas, formatos, técnicas y ejemplos

Métodos, herramientas, formatos, técnicas ye jemplos son los componentes básicos que soportan procesos y procedimientos repetibles. Utilizarlos consistentemente optimiza el trabajo, mejora la calidad y asegura la compatibilidad a lo largo de la organización.

10. Hacer ampliamente disponible la experticia escasa 

Si hay un recurso que está en gran demanda debido a tener una habilidad que tiene poca oferta, la gestión del conocimiento puede ayudar a hacer que ese recurso sea disponible para toda la organización. Maneras de hacer esto incluye los foros de discusión comunitarios, eventos de entrenamiento, sistemas de preguntas al experto, presentaciones grabadas, libros blancos, blogs, redifusión multimedia y videos.

11. Mostrar a los clientes cómo el conocimiento es usado para su beneficio

En situaciones competitivas, es importante ser capaz de diferenciarse de otras firmas. Demostrar a los clientes potenciales y actuales que tiene una experticia amplia y tiene formas de aplicarla en su beneficio puede ayudar a convencerlos para comenzar o continuar haciendo negocios con usted. Por el contrario, la falla en hacerlo puede dejarlo vulnerable frente a los competidores que pueden demostrar sus habilidades y beneficios en gestión del conocimiento.

12. Acelerar la entrega a los clientes

La velocidad de ejecución es otro diferenciador importante entre la competencia. Con todas las demás cosas pueden ser iguales, la compañía que puede entregar más rápido ganará. Compartir, reutilizar el conocimiento e innovar puede reducir el tiempo para entregar una propuesta, producto o servicio a un cliente. Y esto se traduce en tasas de ganancia mayores, negocios adicionales y nuevos clientes.

13. Permitir que la organización aproveche su tamaño

En la medida en que una organización crece, el tamaño mayor es solamente de beneficio si se puede utilizar el conocimiento de todos sus colaboradores. A través del uso de herramientas como comunidades, localización de expertos y repositorios, el poder total de una empresa grande puede ser ecplotado.

14. Hacer reutilizable las mejores experiencias de resolución de problemas

Aplicar consistentemente prácticas probadas, también conocidas como mejores prácticas o buenas prácticas, puede mejorar significativamente los resultados de cualquier firma. Por ejemplo, si la planta de manufactura en una parte del mundo a descubierto cómo prevenir la necesidad de reproceso de producto, y todas las demás plantas al rededor del mundo adoptan esta práctica, los ahorros fluirán directamente a los resultados. Al establecer un proceso para definir, comunicar y replicar las prácticas probadas, una empresa aproveca lo que aprende sobre resolver problemas.

15. Estimular la innovación y el crecimiento

La mayoría de negocios quiere incrementar sus ingresos, pero se hace cada vez más dificil a medida que las industrias maduran y la competencia aumenta. Crear nuevo conocimiento a través del intercambio efectivo de conocimiento, colaboración y entrega de información puede estimular la innovación. 


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