¿Cómo hacer que sus empleados usen activamente el Conocimiento Corporativo?
Al lanzar sus iniciativas de gestión del conocimiento, a menudo las organizaciones parecen compañías de extracción de petróleo. Comienzan a perforar sus pozos de conocimiento y se frotan las manos en anticipación del próximo impulso a su negocio. Sin embargo, la gestión del conocimiento resulta ser incluso más difícil que la real extracción de petróleo de las entrañas de la tierra. Esto es, incluso con un recurso tan sostenible como el conocimiento, solamente pocas compañías tienen éxito en hacer buen uso de él.
Después de encontrar las formas óptimas para externalizar y almacenar su conocimiento, a menudo las organizaciónes se detienen a medio camino olvidando qué tan importante es usarlo activamente. Esto lleva a consecuencias negativas: dado el acceso a todo el conocimiento necesario, tanto explícito como tácito, los empleados simplemente no lo recuperan y así tienen un rendimiento deficiente. Pero, ¿Cuáles pueden ser las razones de tal inercia?
La razón tecnológica apunta a defectos en las herramientas de gestión del conocimiento en sí mismas. En lugar de estimular el uso del conocimiento, impiden la navegación a través de las fuentes de conocimiento y no permiten que los empleados se comuniquen con los dueños del conocimiento. Como resultado, las organizaciones quedan expuestas a los siguientes problemas:
Aparte de los problemas técnicos pueden existir barreras organizacionales. Una cultura corporativa con pobre uso del conocimiento puede mostrar los siguientes escenarios:
Para incrementar el uso del conocimiento, las compañías pueden dar unos pasos viables para ajustar sus herramientas o soluciones de Gestión del conocimiento. Tomando acciones correctivas, las organizaciones pueden personalizar funciones de software para ser aceleradores del uso del conocimiento.
La búsqueda conveniente y generalizada que permita a los usuarios encontrar rápidamente la información requerida entre todas las fuentes de conocimiento. Por ejemplo, las compañías utilizan soluciones basadas en Share Point pueden afinar las capacidades de búsqueda de la plataforma para proveer a los usuarios con una vía directa al conocimiento localizado en diferentes sitios y colecciones de sitios. Incluso una ventaja mayor tiene la versión 2016, que permite en un instante, una búsqueda híbrida entre diferentes ambientes, tanto local como en la nube.
Las herramientas para calificar el conocimiento permitirán clasificar los activos de conocimiento por su valor y relevancia. Esto ayudará a los usuarios a obtener el conocimiento más valioso previamente calificado en sus resultados de búsqueda.
Los flujos de trabajo automatizados para actualizaciones de conocimiento ayudarán a que los dueños del conocimiento lleven a cabo revisiones del conocimiento tan pronto la relevancia de un activo de conocimiento expira. Estos Flujos de trabajo permitirán a la organización mantener actualizado activos de conocimiento tan importantes como investigaciones de mercado, políticas internas, metodologías y demás.
Las herramientas de colaboración para intercambio de conocimiento tácito, facilitarán la diseminación del conocimiento tácito entre los empleados permitiendoles conectar con los dueños del conocimiento sin importar su locación. Las compañías que utilizan intranets pueden facilitar el uso del conocimiento con la ayuda de diversas funcionalidades de colaboración como hubs de discusión, de intercambio de conocimiento y preguntas y respuestas.
Proporcionar a los empleados conocimiento listo para usar. Desarrollar soluciones basadas en conocimiento que apoyen la estrategia de diseminación de conocimiento y que anime a las compañías a distribuir conocimiento disponible entre emplados con la ayuda de:
Entrenamientos en casa y cursos diritidos para hacer visible el conocimiento disponible, presentando a los dueños de conocimiento y acortando brechas de conocimiento. Los entrenamientos pueden ser localizados en el sistema de gestión de aprendizaje corporativo (LMS) que será integrado con el sistema de gestión del conocimiento para que el nuevo conocimiento y competencias de los empleados puedan ser entonces ingresados en una base de conocimiento y adicionados a un mapa de conocimiento.
La transferencia de conocimiento colaborativa debe estimular flujos de conocimiento más activos a través de la compañía. Para facilitar la transferencia colaborativa de conocimiento, las compañías pueden enfocarse en crear comunidades de práctica (CoP) formales e informales que provean la posiblidad de llevar a cabo talleres de intercambio de sonocimiento apoyados en foros de discusión y blogs.
Las organizaciones que ya invirtieron sus esfuerzos en desarrollar herramientas de gestión de conocimiento, pueden comenzar revizando sus funcionalidades actuales y enfocarse en aquellas que estimulan el uso del conocimiento (búsqueda generalizada, herramietnas de calificación, flujos de trabajo automatizados para actualización de conocimiento, etc.) Si el conocimiento corporativo tiene barreras para su uso en el nivel organizacional, entonces las compañías deben concentrarse en crear un ambiente de conocimiento favorable, en el que los empleados puedan acceder fácilmente a los activos de conocimiento y a los dueños del conocimiento.
Sandra Lupanava es una Evangelista de SharePoint en ScienceSoft, una compañía de desarrollo de software y tecnología de Texas. En el artículo plantea cómo aprovechar las funcionalidades para crear soluciones de gestión del conocimiento.
Después de encontrar las formas óptimas para externalizar y almacenar su conocimiento, a menudo las organizaciónes se detienen a medio camino olvidando qué tan importante es usarlo activamente. Esto lleva a consecuencias negativas: dado el acceso a todo el conocimiento necesario, tanto explícito como tácito, los empleados simplemente no lo recuperan y así tienen un rendimiento deficiente. Pero, ¿Cuáles pueden ser las razones de tal inercia?
¿Por qué el conocimiento permanece inactivo?
El problema del uso pobre del conocimiento puede tener dos razones: tecnológicas y organizacionales.La razón tecnológica apunta a defectos en las herramientas de gestión del conocimiento en sí mismas. En lugar de estimular el uso del conocimiento, impiden la navegación a través de las fuentes de conocimiento y no permiten que los empleados se comuniquen con los dueños del conocimiento. Como resultado, las organizaciones quedan expuestas a los siguientes problemas:
- El conocimiento explícito es dificil de acceder. Activos de conocimiento mal estructurados, no-indexados, no-calificados pueden ser realmente molestos para los empleados. Sin embargo, el caso es muy común. Conforme la encuesta TSIA - Estado de la Gestión del Conocimiento 2015, el 66% de los encuestados declararon que ellos no indexan su base del conocimiento, mientras que el 58% confirman que ellos no indexan el contenido de la comunidad.
- El conocimiento tácito es subutilizado. Cuando un sistema de gestión del conocimiento no tiene herramientas prácticas de colaboración, los empleados pierden la oportunidad de intercambiar el conocimiento tácito. Como resultado el conocimiento se queda bloqueado sólo en las cabezas de los empleados y dificilmente cruza los límites departamentales. En este caso, los flujos de conocimiento son muy cortos, pues el conocimiento es compartido entre grupos limitados de personas.
Aparte de los problemas técnicos pueden existir barreras organizacionales. Una cultura corporativa con pobre uso del conocimiento puede mostrar los siguientes escenarios:
- El uso del conocimiento es opcional. En ausencia de lineamientos oficiales sobre el uso del conocimiento, los empleados lo perciben como un proceso fútil e innecesario, que solamente desperdicia su tiempo de trabajo. Como resultado, los empleados se fían exclusivamente de su propio conocimiento, lo que lleva a procesos de trabajo inconsistentes y deficientes.
- No hay un procedimiento formal para el mantenimiento y actualización del conocimiento. Obviamente, los empleados están interesados en utilizar información al día y relevante, tan pronto como encuentran sus fuentes internas de conocimiento obsoletas y confusas, ya no volverán a consultarlas. Hay dos situaciones críticas que pueden detener el uso del conocimiento:
- Generación y almacenamiento caótico del conocimiento. Cuando se gestiona caóticamente, las fuentes de conocimiento rápidamente se sobrecargan con ruido de información. Entonces, los usuarios tienen que gastar mucho tiempo tratando de filtrar información relevante y eventualmente, dejar de buscarla por completo.
- El conocimiento no es matenido ni actualizado. Si nadie controla qué tan adecuado es el conocimiento, rápidamente se vuelve obsoleto e inútil. Sorprendentemente, el porcentaje de compañías que desatienden las actualizaciones de conocimiento es bastante alto. Las estadísticas TSIA muestran que menos del 50% de las compañías encuestadas, revisan regularmente el contenido de su base de conocimiento, y el 27% admiten que el conocimiento no ha sido actualizado durante mucho tiempo.
Estimular el uso del conocimiento con tecnología
Para incrementar el uso del conocimiento, las compañías pueden dar unos pasos viables para ajustar sus herramientas o soluciones de Gestión del conocimiento. Tomando acciones correctivas, las organizaciones pueden personalizar funciones de software para ser aceleradores del uso del conocimiento.
La búsqueda conveniente y generalizada que permita a los usuarios encontrar rápidamente la información requerida entre todas las fuentes de conocimiento. Por ejemplo, las compañías utilizan soluciones basadas en Share Point pueden afinar las capacidades de búsqueda de la plataforma para proveer a los usuarios con una vía directa al conocimiento localizado en diferentes sitios y colecciones de sitios. Incluso una ventaja mayor tiene la versión 2016, que permite en un instante, una búsqueda híbrida entre diferentes ambientes, tanto local como en la nube.
Las herramientas para calificar el conocimiento permitirán clasificar los activos de conocimiento por su valor y relevancia. Esto ayudará a los usuarios a obtener el conocimiento más valioso previamente calificado en sus resultados de búsqueda.
Los flujos de trabajo automatizados para actualizaciones de conocimiento ayudarán a que los dueños del conocimiento lleven a cabo revisiones del conocimiento tan pronto la relevancia de un activo de conocimiento expira. Estos Flujos de trabajo permitirán a la organización mantener actualizado activos de conocimiento tan importantes como investigaciones de mercado, políticas internas, metodologías y demás.
Las herramientas de colaboración para intercambio de conocimiento tácito, facilitarán la diseminación del conocimiento tácito entre los empleados permitiendoles conectar con los dueños del conocimiento sin importar su locación. Las compañías que utilizan intranets pueden facilitar el uso del conocimiento con la ayuda de diversas funcionalidades de colaboración como hubs de discusión, de intercambio de conocimiento y preguntas y respuestas.
Promover el uso del conocimiento a nivel organizacional
Para mejorar el uso del conocimiento a nivel organizacional, las compañías deben apuntar a intensificar el intercambio de conocimiento entre departamentos, y hacer del uso del conocimiento una parte esencial de los procesos de trabajo diarios. Para lograr este objetivo, las compañías pueden:Proporcionar a los empleados conocimiento listo para usar. Desarrollar soluciones basadas en conocimiento que apoyen la estrategia de diseminación de conocimiento y que anime a las compañías a distribuir conocimiento disponible entre emplados con la ayuda de:
Entrenamientos en casa y cursos diritidos para hacer visible el conocimiento disponible, presentando a los dueños de conocimiento y acortando brechas de conocimiento. Los entrenamientos pueden ser localizados en el sistema de gestión de aprendizaje corporativo (LMS) que será integrado con el sistema de gestión del conocimiento para que el nuevo conocimiento y competencias de los empleados puedan ser entonces ingresados en una base de conocimiento y adicionados a un mapa de conocimiento.
La transferencia de conocimiento colaborativa debe estimular flujos de conocimiento más activos a través de la compañía. Para facilitar la transferencia colaborativa de conocimiento, las compañías pueden enfocarse en crear comunidades de práctica (CoP) formales e informales que provean la posiblidad de llevar a cabo talleres de intercambio de sonocimiento apoyados en foros de discusión y blogs.
Hacer obligatorio el uso del conocimiento
El conocimiento corporativo debe ser considerado como un factor crítico en el éxito de una compañía. Debe comunicarse la importancia del uso del conocimiento a los empleados durante el proceso de trabajo y apoyada con políticas internas relevantes. Por ejemplo, una política de gestión del conocimiento puede estipular el uso obligatorio del conocimiento corporativo disponible en sus tareas diarias. Además, un uso de conocimiento regular se vuelve un elemento esencial de las evaluaciones de desempeño. Entonces los empleados que no sigan la política serán sancionados.Juntar aceleradores
Incluso si se comprende claramente el valor del conocimiento y se ha invertido en la gestión del conocimiento, muchas compañías aún no estimulan el uso del conocimiento. Como resultado, los empleados continúan ignorando el conocimiento corporativo y aplican métodos ineficaces que obstaculizan su proceso de trabajo. Dado que los motivos del uso deficiente del conocimiento pueden ser tecnológicos y organizativos, las empresas deben tomar medidas pertinentes para eliminar las barreras en todos los niveles.Las organizaciones que ya invirtieron sus esfuerzos en desarrollar herramientas de gestión de conocimiento, pueden comenzar revizando sus funcionalidades actuales y enfocarse en aquellas que estimulan el uso del conocimiento (búsqueda generalizada, herramietnas de calificación, flujos de trabajo automatizados para actualización de conocimiento, etc.) Si el conocimiento corporativo tiene barreras para su uso en el nivel organizacional, entonces las compañías deben concentrarse en crear un ambiente de conocimiento favorable, en el que los empleados puedan acceder fácilmente a los activos de conocimiento y a los dueños del conocimiento.
Sandra Lupanava es una Evangelista de SharePoint en ScienceSoft, una compañía de desarrollo de software y tecnología de Texas. En el artículo plantea cómo aprovechar las funcionalidades para crear soluciones de gestión del conocimiento.
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