Gestión de Activos de Conocimiento

Introducción

Las compañías se han dado cuenta qué tan importante es "saber lo que saben" y ser capaces de hacer el máximo uso del conocimiento. Es su activo de conocimiento corporativo. Estos activos de conocimiento residen en muchos lugares distintos como: bases de datos, bases de conocimiento, archivos y en la cabeza de las personas y están distribuidos a lo largo de la compañía. Con frecuencia, una parte de una compañía repite el trabajo de otra parte simplemente porque es imposible hacer seguimiento de y hacer uso del conocimiento en otras partes. Las compañías necesitan saber:
Cuáles son sus activos de conocimiento
Cómo gestionar y hacer uso de esos activos para obtener el máximo retorno
Las políticas y los controles más tradicionales se centran en los activos tangibles de la compañía y dejan sin gestionar importes activos de conocimiento.

Definición de Gestión del conocimiento

Los activos de conocimiento son el conocimiento respecto a mercados, productos, tecnología y organización, que un negocio tiene o necesita tener y le permite a sus procesos de negocio generar beneficios. La gestión del conocimiento involucra la identificación y análisis de conocimiento disponible y requerido y la subsecuente planeación y control de acciones para desarrollar activos de conocimiento a fin de cumplir con los objetivos organizacionales.

Por qué la Gestión del conocimiento es importante

El éxito de los negocios en los 90's en un mercado cada vez más competitivo depende críticamente de la calidad de conocimiento que esas organizaciones aplican a sus procesos de negocio clave. Por ejemplo la cadena de suministro depende del conocimiento de diversas áreas incluyendo materias primas, planeación, manufactura y distribución. De igual forma, el desarrollo de producto requiere el conocimiento de los requerimientos del cliente, nueva ciencia, nueva tecnología, mercadeo, etc.
El desafío de desplegar los activos de conocimiento de una organización para crear ventaja competitiva se vuelve crucial
El mercado es cada vez más competitivo y la tasa de innovación está en aumento, así que el conocimiento debe evolucionar y ser asimilado en una tasa cada vez más rápida.
Las corporaciones están organizando sus negocios para estar enfocados en crear valor para el cliente. Las funciones están siendo reducidas así como las estructuras gerenciales. Hay una necesidad de reemplazar la gestión de conocimiento informal de las funciones de las personas con métodos formales en los procesos de negocios alineados con el cliente.
Las presiones competitivas están reduciendo el tamaño de la fuerza de trabajo que tiene ese conocimiento. El conocimiento toma tiempo para experimentar y adquirirse. Los empleados tienen cada vez menos tiempo para esto. Las tendencias de retiro más temprano en los empleados y de mayor movilidad, llevan a la pérdida de conocimiento.
Hay una necesidad de gestionar la creciente complejidad pues pequeñas compañías operan las operaciones de abastecimiento transnacionales. Un cambio en la dirección estratégica puede resultar en la pérdida de conocimiento en áreas específicas. Una subsecuente inversión en la política puede llevar a un requerimiento renovado por este conocimiento, pero los empleados con ese conocimiento ya no estarán.

¿Por qué es dificil la Gestión del Conocimiento?

Hay muchos problemas asociados con encontrar estos activos de conocimiento y ser capaz de usarlos de manera eficiente y rentable. Las empresas necesitan:
- tener un vocabulario de toda la empresa para asegurar que el concoimiento es correctamente comprendido;
- ser capaz de identificar, modelar y representar explícitamente su conocimiento;
- compartir y reutilizar su conocimiento entre diferente aplicaciones para varios tipos de usuarios, esto implica ser capaz de compartir las fuentes existentes de conocimiento y también las futuras.

Los métodos y herramientas de ingeniería de conocimiento han recorrido un largo camino hacia el  uso de los activos del conocimiento de una empresa. Proveen enfoques disciplinados para diseñar y construir aplicaciones basadas en conocimiento. Hay herramientas que apoyan la captura, modelaje, validación y mantenimiento del conocimiento en esas aplicaciones. Sin embargo estas herramientas no se extienden hacia el soporte de los procesos para gestionar el conocimiento corporativo.
Sin embargo, creemos que las técnicas de modelaje de conocimiento que existen par apoyar el uso del conocimiento, junto con las técnicas de gestión de activos físicos tradicionales, proveen un punto de inicio para gestionar totalmente los activos de conocimiento dentro de una compañía.

¿Cómo gestionar el conocimiento?

Karl Wiig describió tres pilares para la gestión del conocimiento: sondear y categorizar el conocimiento; valorar y evaluar el conocimiento; y sintetizar las actividades relacionadas con el conocimiento. Trabajo reciente de la Universidad de Amsterdam (Robert van der Speck y Robert de Hoog) aumentan estos pilares a cuatro: enfocarse en las actividades de conceptualizar, reflexionar, especificar y revisar.

La gestión del conocimiento cubre lo siguiente:

Identificar qué activos de conocimiento posee una compañía

• ¿Dónde está el activo de conocimiento?
• ¿Qué contiene el activo de conocimiento?
• ¿Cuál es su uso?
• ¿En qué forma está?
• ¿Qué tan accesible es?

Analizar cómo el conocimiento puede añadir valor

• ¿Cuáles son las oportunidades para usar el activo de conocimiento?
• ¿Cuál sería el efecto de su uso?
• ¿Cáles son los obstáculos actuales para su uso?
• ¿Cuál sería su mayor valor para la compañía?

Especificar qué acciones son necesarias para lograr mejor usabilidad y valor agregado

• ¿Cómo planear las acciones para usar el activo de conocimiento?
• ¿Cómo promulgar acciones?
• ¿Cómo monitorear acciones?

Revisar el uso del conocimiento para asegurar el valor agregado

• ¿El uso del conocimiento produjo el valor agregado deseado?
• ¿Cómo se puede mantener el activo de conocimiento para su uso?
• ¿El uso creó nuevas oportunidades?

Ann Macintosh, Artificial Intelligence Applications Institute, University of Edinburgh
Fuente: http://www.gdrc.org/kmgmt/km-1.html