Ciclo de Vida de transferencia

1. Identificar: Determinar qué conocimiento necesita ser transferido. Conocimiento relevante y valioso
2. Capturar: Acumular el conocimiento esencial que necesita ser transferido
3. Compartir: Establecer métodos para transferir el conocimiento
4. Aplicar: usar el conocimiento que es transferido
5. Evaluar: Evaluar los beneficios del conocimiento que es transferido

IDENTIFICAR
Identificar el conocimiento relevante es esencialmente mapear su verdadero valor.
Las organizaciones necesitan saber qué conocimiento está alineado con su estrategia y qué conocimiento desean desarrollar. No todo conocimiento es igual o importante.

Cómo se puede identificar el conocimiento?

• Gerentes de proyecto – Empleados - CoP identifican el conocimiento que es más importante
• Prácticas industriales o Benchmarking
• Identificar las brechas en contenido/conocimiento documentado
• Estadísticas de desempeño
• Dominios de conocimiento identificados en la planeación de fuerza de trabajo
• Análisis de brechas en habilidades
• Entrevistas con expertos o empleados clave

CAPTURAR Y RETENER CONOCIMIENTO
Una vez que la organización identifica el conocimiento que necesita recolectar, toma diversos enfoques para capturar y retener el conocimiento.
Lo que la organización haga con el conocimiento una vez es capturado es igualmente importante y puede determinar el éxito o fracaso de la transferencia de conocimiento.

Cómo capturar conocimiento?

• Documentar Lecciones aprendidas 
• Intranet de la compañía
• Talleres de transferencia de conocimiento
• Tutorías – tutoría inversa
• Expertos en la materia
• Documentos en un repositotio centralizado

Hacer una o dos cosas no es suficiente. Otras actividades que no son tan utilizadas, pero son innovadoras incluyen: 

• Revisión de incidentes críticos
• Estudios de caso
• Material interactivo en web 
• Construcción de bases de datos
• Campeones de conocimiento 
• Comunidades de Práctica (CoP) 
• Equipos dedicados a Transferencia de Conocimiento

COMPARTIR
7 de 10 organizaciones reportan que hacen disponible el conocimiento para otros.

Las formas más comunes para compartir el conocimiento:

• Motor de búsqueda en intranet
• Proceso de revisión de pares
• Networking de información 
• Revisión post-implementación
• Auditoría interna
• Sistema CRM
• Motor de búsqueda en internet
• Sistema ERP

Las organizaciones que son efectivas en Transferencia de conocimiento, crean procesos interactivos que facilitan la transferencia de conocimiento directa, de persona a persona.

APLICAR EL CONOCIMIENTO TRANSFERIDO
Una vez las organizaciones hacen disponible el conocimiento, viene la aplicación del conocimiento, que es con frecuencia un paso desafiante. 

La tecnología frecuentemente es usada para facilitar la aplicación del conocimiento. pero es importante recordar que esa tecnología es más efectiva cuando se usa para ayudar a la gente, no para reemplazarla. Usar la tecnología para conectar e interactuar.

• Inventario de activos de conocimiento
• Bases de datos de lecciones e historias
• Sistema de seguimiento de competencias, experiencia, tareas y experticia específica.
• Recursos de software relacionados con Transferencia de conocimiento
• Colecciones de video online
• Páginas amarillas de expertos por tema

EVALUAR LOS BENEFICIOS DE LA TRANSFERENCIA DEL CONOCIMIENTOEl paso final de evaluar el valor o beneficio de un conocimiento específico en el ciclo de vida de Transferencia de Conocimiento es con frecuencia el más difícil pero que trae la mayor recompensa.
Solo parte de las organizaciones hacen el esfuerzo de determinar el valor de la Transferencia de Conocimiento. No siempre es tangible o preciso.

• Medir el éxito de proyectos para medir el valor de sus programas KT
• Calidad de entregables
• Eficiencia del proyecto (personas –horas)
• Diversidad funcional de los equipos
• Comunicación interdepartamental

A pesar de los beneficios reconocidos, hay muchos factores culturales que inhiben la transferencia de conocimiento.
Los expertos en Gestión de Conocimiento, Thomas Davenport yLarry Prusak llaman a estos factores Fricciones, porque evitan o frenan la transferencia. Lambién pueden mermar el conocimiento cuando se moviliza en la organización.
Se resaltan las fricciones más comunes y cómo superarlas:

• Falta de confianza: Construir relaciones y confianza a través de reuniones cara a cara o virtuales que fomenten el diálogo y la colaboración.
• Culturas, vocabularios y marcos de referencia diferentes: Establecer un terreno común para el uso educativo, discusión, publicaciones, como la guía PMBOK y estándares globales, equipos, rotación de puestos.
• Intolerancia a los errores o necesidad de ayuda: Aceptar y recompensar a quienes hacen uso de lecciones aprendidas; apoyan solución creativa de problemas y reconocen que nadie lo sabe todo.

El proceso de Transferencia de Conocimiento es una progresión continua de aprendizaje, ajuste y mejora.
El éxito es posible si se sigue el enfoque de proceso de transferencia de conocimiento para alinear cultura, liderazgo y gente.
Los empleados con experiencia, iniciativa, creatividad y compromiso con la excelencia tienen el tipo de conocimiento que ubica a la organización aparte de la competencia. Cuando estos empleados transfieren su conocimiento a otros, los resultados del proyecto mejoran y se logran los objetivos estratégicos. [i]

[i] https://www.pmi.org/~/media/PDF/learning/capturing-value-knowledge-transfer.ashx