Hacer del aprendizaje una parte del trabajo cotidiano - Josh Bersin y Marc Zao-Sanders

A medida que la automatización, la inteligencia artificial y nuevos modelos de trabajo reconfiguran el mundo de los negocios, el aprendizaje permanente se ha aceptado como un imperativo económico. El 80% de los Directores Ejecutivos creen que su mayor desafío de negocios es la necesidad de nuevas habilidades. Para los empleados, la investigación ahora muestra que las oportunidades para el desarrollo se han convertido en el segundo factor más importante en la felicidad en el sitio de trabajo (después de la naturaleza misma del trabajo). En el nivel más fundamental, somo una especie neotécnica, nacida con un instinto para aprender a lo largo de nuestras vidas. Así que tiene sentido que en el trabajo estamos buscando constantemente formas de hacer las cosas mejor, de hecho el movimiento de mentalidad de crecimiento está basado en esta necesidad humana. Y siempre que el reclutamiento es un juego costoso de suma cero (si una compañía A obtiene la estrella, la compañía B no la obtiene), aprender es una marea creciente que levanta todos los botes.

Sin embargo la urgencia del trabajo invariablemente sobrepasa el lujo del aprendizaje. Un estudio que realizamos recientemente con Linkedin, encontró que los empleados utilizan un tercio de su día en correos electrónicos que tienen poco o nada que ver con sus trabajos. El tradicional portal de aprendizaje corporativo ( el sistema de gestión de aprendizaje) raramente es utilizado (excepto para la capacitación obligatoria de cumplimiento) y a menudo toma muchos clicks para encontrar lo que se necesita. Aprender entonces termina siendo relegado - consciente e inconscientemente - al cuadrante de lo importante pero no urgente de la matriz Eisenhower. En promedio, los trabajadores de conocimiento obtienen solamente cinco minutos para el aprendizaje formal cada día. Todos estamos simplemente atrapados en el inexorable flujo de trabajo.

Así, la pregunta es: ¿Cómo podemos hacer que el aprendizaje sea parte de la corriente poderosa del flujo de trabajo diario? Creemos que hay una manera, un nuevo paradigma, que Josh acuñó como "aprender en el flujo de trabajo".

¿Qué es exactamente el flujo del trabajo?

La experiencia de cada persona en el trabajo difiere por supuesto, pero hay algunos en común entre los trabajadores del conocimiento. Hay 780 millones de ellos, y se sientan frente al computador cada día durante 6,5 horas. En particular, ellos invierten el 28% del tiempo en su correo electrónico, el 19% de su  tiempo recolectando información (buscando datos) y el 14% de su tiempo comunicándose internamente (en reuniones formales e informales). Estas tres actividades combinadas constituyen el 61% del  tiempo total de trabajo para esta gran población.

Tiene sentido que los trabajadores del conocimiento deban invertir tanto tiempo absorbiendo y diseminando información. Encontrar datos, hechos, información y comprensiones y entonces compartiéndolas con otros, es una actividad diaria para la mayoría de nosotros. De hecho, el 38% del contenido que ha sido compartido en línea es ya sea educacional o informacional.

Aprender en el flujo del trabajo es una idea nueva: reconoce que para que el aprendizaje suceda realmente, debe ajustarse y alinearse a los días de trabajo y vidas laborales. En lugar de pensar en el aprendizaje corporativo como un destino, ahora se convierte en algo que llega a nosotros. A través de un buen pensamiento de diseño y tecnología de avanzada, podemos construir soluciones y experiencias que hagan que el aprendizaje sea casi invisible en nuestros trabajos. Uno podría argumentar que Google y YouTube son dos de las plataformas pioneras en "aprender en el flujo", que ahora damos por sentadas.

¿Así que cómo podemos utilizar el flujo del trabajo para impulsar el aprendizaje? Primero miraremos esto desde la perspectiva del individuo (de abajo hacia arriba) y luego desde la perspectiva de lo corporativo (de arriba hacia abajo).

Aprendizaje de abajo hacia arriba

¿Qué podría usted como un individuo con apetito de aprendizaje hacer para aprender en el flujo de trabajo? A continuación algunas medidas prácticas que podría implementar hoy:

Practicar metacognición y atención plena

Estar atento y estar presente en su trabajo diario. Hay muchos beneficios para esto, uno de los cuales es una habilidad aumentada para aprender y desarrollarse. Por ejemplo, no solo se siente en esa negociación con un proveedor experto, note y aprenda sus tácticas y técnicas mientras interactúa con el. Pregunte a los gerentes de producto sobre las características del producto, pregunta a las personas de ventas sobre las tendencias de la industria, pida retroalimentación a sus pares sobre sus habilidades de presentación. Esta clase de indagación es experiencia de aprendizaje y la mayoría de los pares aprecian compartir lo que saben.

Mantenga una lista de cosas por aprender

Usted experimenta muchas oportunidades de aprendizaje cada día y con un grado de metacognición, notará más. A menudo debe dejarlas pasar en el momento porque está ocupado haciendo algo más. Pero eso no significa que deba perder la oportunidad. Escriba una lista de conceptos, pensamientos, prácticas y vocabulario que quiera explorar, márquelos en su explorador y adiciónelos a su lista. Puede después explorarlos cuando tenga unos pocos momentos para reflexionar. En mi caso (Josh), estoy constantemente marcando cosas que quiero aprender, y tan pronto como encuentro un momento libre ( a menudo tarde en el día cuando estoy cansado), leo el artículo, exploro el demo, o simplemente curioseo y juego con algo que siempre quise hacer mejor. Es una experiencia personal y gratificante, y todos tenemos tiempos (incluyendo los desplazamientos diarios) en los que simplemente se siente que es el momento adecuado.

Use tips tecnológicos mientras trabaja.

Los tips tecnológicos desde los me gusta de Google Explore dentro de Google Docs pueden ayudar con investigación relevante contextual o sugerencias para formateo y análisis. Este tipo de consejo en linea ha mejorado significativamente desde los primeros días del infame asistente de Microsoft Office, el clip animado, "Clippy". Pero necesita estar abierto a esas recomendaciones par aprender cualquier cosa de ellas. Hay muchas más que vienen, herramientas como Microsoft Teams y Slack se vuelven más comunes en el trabajo.

Programr tiempo para dedicar al aprendizaje en su agenda de trabajo.

Permita que sus colegas sepan qué tan importante es el aprendizaje pera usted. Acuerde una proporción razonable de su semana de trabajo para dedicar al aprendizaje (una hora puede ser) con su gerente. Entonces bloquee el tiempo y apéguese a ello.

Suscribirse a un pequeño número de boletines de alta calidad y relevantes

Escójalas con cuidado, que se adapten a su rol, industria y personalidad. No habrán muchos, al final, que sean excelentes y relevantes. Darse de baja del resto.

Contribuir de forma activa, experta y amable en un canal de aprendizaje donde el trabajo sucede

El trabajo sucede en distintas partes para diferentes compañías, pero los ejemplos que más oimos son de personas que usan SharePoint, Slack, y Teams. Si su compañía no tiene un canal de aprendizaje, cree uno. Cuando comparte algo nuevo e interesante con colegas sobre estas plataformas, no solamente pase la url. Ayude a las personas a comprender porqué lo está compartiendo, revelando aspectos de una pieza de contenido como de qué se trata y porqué importa. El para quién es es incluso más importante: etiquete solamente a quienes realmente derivarán un beneficio de lo que comparte. Esto no solamente ayuda a otros y beneficia a su compañía, sino que también acelera su propio aprendizaje.

Aprendizaje de Arriba hacia Abajo

Cuando pregunta a líderes en Recursos Humanos como planean construir nuevas habilidades para el futuro, casi las dos terceras partes dicen que saldrán y reclutarán las nuevas habilidades que necesitan. Esto es costoso, uno de nuestros clientes encontró que es seis veces más costoso construir habilidades técnicas internamente que salir a contratarlas en el mercado laboral.

¿Entonces cómo pueden las corporaciones hacer mejor uso del flujo de trabajo para desarrollar las habilidades de su fuerza laboral? Por supuesto, muchas de las compañías grandes inhiben el apredizaje pero otras pueden ser usadas para catalizarlo. Esta sección está dirigida especialmente para líderes de negocios que están dispuestos a cambiar sistemas, procesos y cultura con el propósito de aumentar la capacidad de su fuerza de trabajo.

Asegúrarse de que los sistemas de conocimiento corporativo son precisos y fáciles de usar

Sus empleados están constantemente buscando información y ellos muy probablemente irán a Google y YouTube buscando respuestas. Acepte que esto es una realidad, pero también dedique un tiempo curando y ajustando los sistemas internos que tiene para hacerlos más rápidos y más útiles. Si tiene un sitio viejo y abarrotado de información pobremente organizada, está simplemente costándole a su compañía dinero y construir un portal corporativo es más fácil que nunca. Los resultados de búsqueda deben ser útiles - esto es más fácil decirlo que hacerlo - lo cual requiere que su contenido esté bien etiquetado y mantenido. Iniciar un proyecto IT para limpiarlo y se sorprenderá qué tan rápido vuelve a ser útil.

Compartir contenido internamente.

Ahora es posible usar la tecnología para aprovechar el aprendizaje orgánico que está sucediendo en otra parte de la compañía y escalar los beneficios dentro de la organización más amplia. Por ejemplo, un artículo sobre negociar contratos comerciales complejos, que fue compartido entre dos gerentes de cuenta en una plataforma podría ser detectado, etiquetado y redistribuido algoritmicamente a una población de ventas más amplia.

Aprovechar las API para llevar contenido al lugar de trabajo

Integrar en el flujo de trabajo nunca ha sido más fácil, gracias al advenimiento de la economía de API. La mayor parte del software está construido con interoperabilidad en mente, lo que a menudo es entregado como API. Slack, Teams, y Atlassian, para nombrar solo unas pocas plataformaas, tienen API abierta. Esto significa que contenido relevante de aprendizaje puede ser sembrado en los días de los empleados utilizando tecnologías integrativas como Zapier, IFTTT o API orientadas al aprendizaje.

Dedicar un canal en su software corporativo de comunicaciones al aprendizaje

Cree un espacio en línea para el aprendizaje y promuévalo con contribuciones significativas para los líderes del negocio. Anime a los participantes y personas más influyentes a postear y promover nuevo contenido. Si esas contribuciones vienen de la parte superior de la organización, el mensaje de que el aprendizaje es indispensable, sonará cada vez más claro y más fuerte.

Considerar una interfaz conversacional o chat

Adicionar una capa de chat en la superficie del software primario de flujo de trabajo es una manera directa y efectiva de vincular el aprendizaje con el trabajo. Entre más inteligente el chatbot - esto es entre más relevante es para lo que está sucediendo realmente allí y entonces en el flujo de trabajo - menos intrusivo se sentirá y será más útil.

Localizar el aprendizaje en la bandeja de entrada

El correo electrónico aún es un componente principal del día del trabajador del conocimiento y uno de los más comunes para comunicaciones externas. Así, aunque es una solución poco glamurosa, el uso moderado de correos personalizados puede ser la manera más eficiente y efectiva de incorporar el aprendizaje en los días de trabajo de su personal. El 94% de los ejecutivos de negocio obtienen noticias via correo electrónico - más que cualquier otro formato. ¿Porqué debería ser diferente con el aprendizaje? A medida que las regulaciones entorno a la privacidad se refuerzan, como la Regulación General de Protección de Datos (GDPR) - las bandejas de entrada estarán menos abarrotadas y los correos individuales serán proporcionalmente más valiosos.

Lo que piensan los líderes de aprendizaje corporativo

El concepto de aprendizaje en el flujo de trabajo ha resonado con directores de aprendizaje en todo el mundo. La industria corportiva de aprendizaje de $360 billones ha caminado típicamente en las sombras de otros aspectos más "glamurosos" de hacer negocios, ampliamente debido a que probar el impacto de programas específicos de aprendizaje es dificil (aunque los beneficios del entrenamiento en general para los individuos y la sociedad son indiscutibles). Pero eso puede estar a punto de cambiar mientras las compañías empiezan a tomar el bienestar y el compromiso de sus empleados más seriamente. A continuación, tres visiones de líderes de aprendizaje que están rompiendo el molde:
Ann Schulte, Directora de Aprendizaje en Procter & Gamble (P&G), explica porqué el aprendizaje es más importante que nunca en 2019, y cómo la estrategia de la firma lo refleja: "En P&G creemos que "gana el aprendiz más rápido" porque vemos que en mercados inciertos y cambiantes, la experimentación, el ciclo rápido de retroalimentación y la habilidad para adaptarse son imperativos competitivos - y todo require aprendizaje. Para ayudar a nuestra gente a aprender más rápido, estamos   alterando la forma en la que gestionamos el aprendizaje y el desarrollo para enfocarnos más en el contexto de negocio inmediato y necesidades personalizadas, proporcionando un acceso fácil a la información, ayudas de apoyo al desempeño y entrenamiento cuidadosamente curado que es relevante y puede ser aplicado directamente al trabajo."

Helen Smyth, Gerente del Grupo de Aprendizaje Digital y Diseño en Sainsbury's, subraya la importancia del pensamiento de diseño para formular la solución correcta de aprendizaje corporativo: "Con mucha frecuencia, las oportunidades de aprendizaje y los despliegues tecnológicos son desarrollados con base en lo que piensan que sería util grupos centralizados, o en lo que esposible, en lugar de qué pemitiría que alguien hiciera algo mejor o diferente en el trabajo. Para superar esto, es importante que invirtamos más de nuestro tiempo como profesionales del aprendizaje comprendiendo las realidades prácticas del trabajo diario de las personas y asegurándonos de que nuestros productos y servicios estén a tono con esas realidades." 

Elisabetta Galli, Jefe Global de Conocimiento, Desarrollo y Talento en el Banco Santander, sugiere que las corporaciones deben ver el software de consumo como inspiración: "Los empleados utilizan medios sociales y buscan en su tiempo libre satisfacer su curiosidad, justo cuando lo necesitan. Así debería ser exactamente en el trabajo. Debemos crear experiencias corporativas de aprendizaje para que coincidan con las experiencias de nivel de consumidor. Esta es nuestra visión: crear un ecosistema de aprendizaje en el flujo de trabajo y convertirnos en una organización que aprende, cuya fuerza de trabajo es mejore sus habilidades de trabajo en tiempo real."

Aprender en el flujo de trabajo es uno de los más poderosos impulsores disponibles para los líderes de negocios hoy. Creemos que cada organización puede beneficiarse de este nuevo paradigma. Es una emocionante siguiente ola de innovación, que ha tomado tiempo en llegar. Asegúrese que usted y su compañía estén en la cresta de la ola.

Josh Bersin es fundador y principal en Bersin by Deloitte, un proveedor lider de programas de membresía en Recursos Humanos, talento y aprendizaje. Es un analista de investigación global, conferenciasta y escritor en el tema de recursos humanos corporativos, gestión de talento, reclutamiento, liderazgo, tecnología y la intersección entre trabajo y vida.

Marc Zao-Sanders es CEO y co-fundador de filtered.com, una compañía edtech que utiliza Inteligencia Artificial para elevar la productividad mediante habilidades y aprendizaje. Marc en LinkedIn: http://linkedin.com/in/marczs.

Fuente: https://hbr.org/2019/02/making-learning-a-part-of-everyday-work